¿Qué es?
En ocasiones, las organizaciones poseen elementos compartidos, como salas de reuniones, proyectores, portátiles de prestamos, sobre la que su gestión entre todos los empleados puede requerir de alguna herramienta para que no se den las típicas situaciones en las que dos personas reservan la sala en el mismo día, o no tenemos forma de ver cuándo un sala está disponible. Si poseemos una subscripción de Microsoft 365, podemos hacer uso de la reserva de salas con Microsoft 365 para la gestión de estos elementos sin ser necesario comprar ninguna otra herramienta.
Con Microsoft 365 podemos gestionar de forma fácil nuestras salas de reuniones o equipamiento compartido como portátiles, móviles y/o proyectores. Por lo tanto, con tan solo unos sencillos pasos Microsoft 365 nos ayudará organizar la reserva de recursos compartidos a través de nuestro Outlook, móvil o tablet.
¿Cómo configurarlo?
Para configurar la reserva de salas con Microsoft 365 servicio accederemos a área de administración de Office 365 para posteriormente acceder más concretamente a «Salas y equipos».
Desde el área de salas y equipos podremos realizar nuestra gestión de salas de forma sencilla. Pulsando en agregar recurso, el sistema nos permitirá agregar las salas o recursos que posea nuestra organización, de forma que Microsoft 365 nos ayude a realizar una sencilla gestión de salas.
Desde esta pantalla introduciremos la información de la sala o equipamiento que deseemos agregar:
- Tipo de recursos: Aquí informaremos si deseamos agregar una sala o equipamiento.
- Nombre: Nombre de la sala o recurso a crear.
- Correo electrónico: Como luego veremos, la sala debe tener una dirección de correo electrónico que nos permita identificarla, ya que haremos uso de ella para efectuar una reserva.
- Capacidad: Esta información nos da a título informativo cuántas personas caben en ella. El sistema no se encarga de validar que una sala no es reservada por más personas de las que entran.
- Ubicación: Ubicación de la sala.
- Número de teléfono: En caso de que la sala posea número de teléfono, podremos indicarlo aquí.
Cuando rellenemos el formulario podemos pulsar a «Guardar» para proceder a la creación de la sala. Una vez creada, podremos establecer una configuración más detallada sobre su comportamiento, para ello, pulsamos sobre el nombre de la sala y seleccionamos «Editar configuración Exchange». Hay nos encontraremos las siguientes opciones, indicamos las más importantes:
- Delegados de reserva:
- Si seleccionamos «Aceptar o rechazar solicitudes de reserva automáticamente», cuando alguien intente reservar una sala el sistema le aceptará siempre y cuando ésta no haya sido reservada con anterioridad.
- Si seleccionamos «Seleccionar delegados que puedan aceptar o rechazar solicitudes de reserva», en el momento que alguien intente hacer una reserva, ésta tendrá que ser aceptada por las persona(s) que hayamos seleccionado.
- Opciones de reserva
- Permitir la repetición de reuniones: Si seleccionamos esta opción, permitiremos que las personas de nuestra organización hagan reservar repetitivas tipo «todos los martes a las 9:00AM», «El primer viernes de cada mes», etc.
- Permitir la programación solo durante el horario laboral: Sólo podemos reservar dentro del horario de trabajo.
- Rechazar siempre si la fecha de finalización es posterior a este límite: Nos permite establecer ciertas reglas para evitar que las reservas sean muy largas o evitar que se hagan reservas para dentro de 6 meses, para ello se juega con estos dos parámetros:
- Tiempo máximo de espera para la reserva (días): Por ejemplo, si ponemos 180 días evitamos que alguien pueda hacer una reserva para dentro de 6 meses.
- Duración máxima (horas): Aquí indicamos cual es el tiempo máximo de una reserva, por ejemplo, si ponemos 8 horas sólo podremos hacer reservas de hasta 8 horas.
Deberemos repetir esto para todos los recursos que dispongamos, una vez hecho esto, Microsoft nos ayudara a gestionar la reserva de nuestras salas y recursos de forma fácil a través del Outlook, ¿ pero cómo? ahora lo vemos.
Reservar un recurso
Desde el Outlook es muy sencillo, en el momento de crear un cita deberemos pulsar en ubicación y ahí nos permitirá reservar cualquier de las salas que tengamos disponibles.
Si además queremos conocer la disponibilidad del recurso en cuestión, únicamente deberemos pulsar en «Asistente de programación» y podremos ver cuán estará disponible.
