Envío de fax gratis con HelloFax

Un día, por alguna razón desconocida, te ves en la obligación de mandar un fax y es un problema. Para un fax que mando al año no merece la pena dar de alta un fax en la nube y menos comprar un equipo físico, recordar, sólo quiero mandar un fax en todo el año. Aquí te enseñamos como realizar el envío de fax gratis.




Buscando, encontré una solución interesante que permite el envío fax gratis, se llama HelloFax. Si sólo necesito el envío, puedo enviar 5 fax totalmente gratis, posteriormente cada fax me costará 0,99€ (hasta 10 páginas, costando las restantes 0,20€ por página). En caso de que se requiera un envío masivo existen interesantes planes de precios.

Tarifas HelloFax

Esta opción es interesante en caso de que únicamente se necesite el envió de fax,ya que no requiere  suscripción alguna, ni debemos dar un número de alta, ni gestiones complicadas.

El proceso de alta es fácil, si tenemos una cuenta Google o Microsoft podemos hacer uso de está, en caso contrario, introduciremos nuestro correo en la página principal.

Alta HelloFax

Nos preguntará si deseamos nuestro propio número, para también recibir fax, indicamos que no (No thanks, i´m good).  Posteriormente, accederemos  a la pantalla de envío de fax, mediante la opción “Send a fax”, aquí introduciremos el número de teléfono y permitirá adjuntar un archivo, éste será el responsable de conformar el contenido del fax.

Envío faxUna vez pulsemos el botón enviar , el sistema comenzará el proceso de transmisión. En todo momento se mostrará el estado del envío, al final, recibiremos un correo electrónico en el que podremos ver fácilmente el fax enviado. En las siguientes imágenes se muestra un ejemplo de lo aquí explicado.

Estado fax

Envío fax

Para que el sistema nos permita continuar con el envío de fax gratis, antes deberemos confirmar nuestra cuenta de correo. Desde la página web  también se permite la obtención más fax gratis, además de  integrarnos con Google Drive, Dropbox, Box, Evernote y OneDrvie para el envío de documentos alojados en la nube.

 

 

No llega ADSL ni fibra a mi oficina, alternativas

No llega ADSL ni fibra, ¿qué hago?

Más de un cliente cambia de oficina y se encuentran con el siguiente problema, no llega ADSL ni fibra a mí oficina ¿y ahora qué hago?. Lo primero, no desesperar, en este post vamos a presentar una serie de alternativas y seguro que alguna de ellas te encaja.

Conexión satélite

Ésta es una buena opción, ya que dispondremos de una conexión a Internet más que decente sin limites, esto último depende del operador que contratemos. Yo en su momento busque un operador y tope con Tooway, por unos 90€ podemos disponer de una conexión de 22Mbps de bajada y 6Mbps se subida sin limite de conexión.

En la conexión vía satélite, aunque la velocidad no es mala, podemos encontrarnos que los tiempos de respuesta no son muy buenos. Para un uso de Internet normal esto no debería ser un impedimento, pero para cierta aplicaciones como juegos online, aplicaciones p2p, puede suponer un problema. Antes de dar el paso por esta alternativa necesitamos pensar qué uso vamos a dar de Internet.

Este tipo de conexión tienen otra pega, aunque la cobertura cubre toda España ,requiere de una instalación previa. Se necesita una antena parabólica que debemos instalar en el edificio, en ocasiones esto puede ser un problema en caso de no tener permiso de la comunidad.

Conexión 4G

Otra alternativa, cuando no llega ADSL ni fibra, es usar una conexión 4G, la principales compañías ofrecen soluciones de este tipo para poder contar con una conexión decente en nuestro espacio de trabajo. Es decir, nos entregan un router cuyo interior contiene una tarjeta 4G, lo conectamos, y ya contamos con una conexión a Internet de hasta 150Mbps bajada y 50 Mbps de subida (en función del operador).

Antes de dar este paso debemos conocer la cobertura 4G existente en mi oficina, para ello, presentamos dos opciones. La primera, y más segura, hacernos con una SIM del operador y hacer un test de velocidad con el móvil, existen apps que permiten realizar dichos test. La segunda opción, más arriesgada, es revidar el mapa de cobertura de cada operador, os dejo aquí los principales.

Cobertura 4G Movistar

Cobertura 4G Vodafone

Cobertura 4G Orange

Una gran pega de este tipo de conexión, es que ha día de hoy, 23 de Noviembre de 2016, todas tienen algún tipo de restricción. Iremos por compañías:

  • Movistar internet radio: Movistar nos das una conexión de hasta 10Mbps sin restricción de megas consumidos. El problema, además de la baja velocidad, es que esta oferta no está disponible en todas las ubicaciones del España.
  • Vodafone: En caso de que Vodafone no pueda proporcionarnos una conexión ADSL / fibra de calidad, a cambio, nos proporciona un router 4G con hasta 50GB para navegar. A esto se le añade un teléfono fijo/móvil, es decir, un teléfono móvil con un número fijo asociado.
  • Orange: Orange proprociona 4G en tu oficina, el cual nos proporciona un router 4G con hasta 60GB para navegar desde nuestra oficina. En caso de que nuestros 60GB se queden cortos, permite añadir 5GB adicionales.

En el caso Vodafone y Orange, que tienen limite de megas consumidos, podemos hacer con routers especiales, no los venden las operadoras  y hay que comprarlos aparte, que nos permitirían combinar más de una SIM, pasando de tener 60GB a 120GB. Esto sería en el caso de que hagamos un consumo intenso de la conexión a Internet, para un uso moderado, 50GB deberían ser suficientes.




Cuidado con las pequeñas empresas que ofrecen conexiones 4G ilimitada, ha habido algunos timos referente a este tipo de ofertas. Si encontramos algunas, asegurarse bien de que hay gente que la usa y de que su experiencia es buena, a día de hoy yo no he encontrado nada.

Wimax

Si todo lo anterior no fallo, esperemos que no sea así, siempre podremos probar con Wimax, no es una conexión excesivamente rápida, pero eso es mejor que nada cuando no llega ADSL ni fibra a mi oficina. En función de la ubicación de la oficina, podemos consultar en Google si existe algún operador que opere con dicha tecnología o bien consultarnos a nosotros.

 

Tutorial de cómo usar las tareas de Outlook

¿Qué son las tareas de Outlook?

Gracias a las tareas de Outlook podemos organizar y realizar nuestras labores diarias de forma efectiva, minimizando el riesgo de dejar cosas por hacer. En este post desarrollaremos un pequeño tutorial de cómo manejar la gestión de tareas proporcionada por Microsoft Outlook.

Outlook permite que le indiquemos cuales son nuestras tareas a realizar, establecer su detalle y determinar cuando éstas deben finalizarse. Con esta información, la aplicación nos ayuda a organizar nuestro trabajo, indicando lo que debemos hacer en el día de hoy, que se encuentra terminado y que llevamos con retraso.

Mucha gente confunde las tareas con el calendario, y no es lo mismo. El calendario se utiliza para organizar los eventos que debemos atender en un momento determinado del tiempo, pudiendo requerir de una ubicación y de unos participantes, como por ejemplo las reuniones. En cambio, las tareas no deben realizarse en un momento concreto, pueden tener una fecha de inicio / fin, pero son acciones que pueden realizarse en cualquier momento.

Lo que necesito saber para crear tareas de Outlook

¿Cómo crear una tarea de Outlook?

Crear tareas de Outlook es muy sencillo, para ello debo acceder a la sección de tareas y pulsar en nueva tarea.

Crear tarea

Una vez aquí debe establecerse la siguiente información, catalogada como imprescindible:

  • Asunto: Describir de forma breve qué es lo que tengo que hacer. Aquí es bueno ser conciso pero a la vez efectivo, de forma que cuando veamos la tarea semanas después identifiquemos fácilmente y a grandes rasgos cuál era el objetivo de la misma.
  • Fecha de inicio: Hay tareas cortas en las que fecha de inicio y de fin coincidirán, en caso de no ser así, este campo es muy útil para avisarnos de que existen trabajos que nos exigirán más dedicación y que es recomendable iniciarlas en una fecha concreta.
  • Fecha de fin: Si el campo anterior era útil, éste lo es más. Gracias al valor aquí indicado, Outlook detectará que tareas no se han cerrado cuando deberían y nos avisará para que la gestionemos.
  • Prioridad: Yo tengo muchas tareas a lo largo del día, y he de reconocer que no me entra todo lo que planifico, por eso este campo me ayuda mucho. Establecer la prioridad me indica que tareas son más prioritarias dentro de mi planificación diaria.

Además de estos campos, definidos como imprescindibles, puedo añadir a mi tarea información adicional que me ayudará en su ejecución:

  • Estado: Este campo, aunque esté más orientado al seguimiento de un tarea, puede ser útil en la definición de la misma. El valor aquí establecido nos indica si la tarea todavía no se ha empezado, esta en curso, etc. En un inicio, todas las tareas deberían establecer como “No comenzada”, pero en ocasiones yo creo tareas de seguimiento en las que establezco el valor  “A la espera de otra persona”, esto me ayuda a  recordar que debo verificar el trabajo de otra compañero.
  • Aviso: Puedo establecer que Outlook me avise activamente de que una tarea debe realizarse, y no esperar a que lo mire. Esto es muy útil para las tareas realmente importantes.
  • Detalle: En el detalle describiré todo lo que necesite para ejecutar adecuadamente el trabajo. Es decir, cuando defino una tarea de Outlook a largo plazo, en el momento de escribirla lo veo todo claro y cristalino, un mes después, cuando toca ejecutarla, la cosa cambia. Por esta razón, es importante poner en el detalle la suficiente información para ayudarme a recordar, lo bueno de este campo es que podemos meter de todo, documentos, imágenes, auténticas parrafadas, etc.

Ahora sólo debemos pulsar en Guardar y cerrar y la tarea estará lista.

¿Los correos pueden ser tareas?

Buena pregunta, y por suerte la respuesta es sí. Muchas de las cosas que debemos hacer nos entran a través del correo electrónico, por lo que es lógico que podamos trasformar fácilmente una correo electrónico en una tarea.

En este vídeo podemos ver lo sencillo que es, señalamos el correo, indicamos que deseamos realizar un seguimiento del mismo, estableciendo la fecha de vencimiento de la tarea. Una vez realizado este paso, podremos ver nuestro correo en el área de tareas.




Tareas repetitivas

Hay tareas que debes realizar siempre cada cierto tiempo, como por ejemplo los partes de trabajo, para esto contamos con la opción “periodicidad” dentro del ribbon superior del área de tareas. Al seleccionar esta opción nos preguntará cada cuanto tiempo queremos repetir la generación de esta tarea.

Organizar mejor la tareas

Cuando aprendamos a organizar mejor nuestra jornada laboral con las tareas de Outlook, empezaremos a ver como éstas crecen en número, echando de menos una forma de organizarlas. Para solventar este problema podemos hacer uso de las categorías, de esta forma, todas nuestra tareas podrán agruparse según nuestras necesidades.

Por ejemplo, yo suelo usar las categorías para definir los proyectos en los que participo y creo las tareas asociándolas a los correspondientes proyectos, permitiendo incluso asociar una tarea a más de una categoría. Esto es muy útil, ya que puedo ver rápidamente que tengo pendiente en cada proyecto.

Por defecto, las categorías vienen organizadas en colores (categoría amarilla, azul,..), esto no nos dice mucho, por lo que primero deberemos organizar las categorías para que su nombre la identifique. Para ello, en el área de inicio pulsamos en categorías y ahí seleccionamos “Todas las categorías….”.

 Gestión de categorías

Gestión de categorías

Como podéis ver en la ilustración, voy modificando el nombre de las distintas categorías a los proyectos en los que participo, teniendo como resultado final un proyecto con su correspondiente color.

Una vez que tengo las categorías definidas,  tan sólo debo seleccionar la tarea, acceder al área de categorías ubicada en el ribbon superior y seleccionar  la categoría a la que pertenece. Importante recordar que una tarea puede estar asociada a más de una categoría. Esto es válido tanto para las tareas como para los correos marcados como tareas.

Asociar categorias

Asociar categorias

En las sección destinada a como trabajar con tareas veremos más ventajas de cómo organizar las tareas de Outlook en categorías.

Trabajar con las tareas

¿Qué tengo que hacer hoy?

Esta es una pregunta muy importante, y es bueno que obtengamos la respuesta rápido, si la tareas de Outlook pueden ayudarnos a esto significará que las estamos gestionando con eficacia. Una vista muy buena para esto es el calendario, por dos razones, me enseña las reuniones que tengo programadas para el día de hoy, y en la parte inferior puedi ver las tareas que tengo que realizar.

Taréas para hoy

En este ejemplo podemos ver como tengo una reunión para hoy de 09:00 – 10:30 y tengo que ejecutar dos tareas, la tarea 1 que debía haberse finalizado ayer, y la tarea 2 que debería terminarla hoy. La parte inferior por defecto no se muestra en el calendario, para su visualización, deberé selecciona el ribbon de vista, pulsar en “Lista de tareas diarias” y seleccionar “Normal”. Por defecto nos muestra las que acaban hoy (“Mostrar tareas por vencimiento”), pero podemos elegir las que empiezan hoy cambiando a “Por fecha de inicio”.

Otra interesante vista, en la sección de tareas, es la que me muestra lo que tengo que hacer hoy. Para llegar a ella, acceder al área de tareas, seleccionar “Vista” en el ribbon superior, pulsar en “Cambiar vista” y seleccionar “Hoy”. Esta vista muestra únicamente aquellas tareas que tengamos retrasadas y que tengamos que abordar en el día de hoy.

Principales vistas para organizar mi tiempo

Además de ver lo que tengo pendiente en el día de hoy, existen otras interesantes vistas que me permitirán organizar mi trabajo en un plazo de tiempo mayor, procedamos a repasarlas.

  • Por categorías: Esta vista muestras las tareas que tengo que hacer para cada una de las categorías.  Si por ejemplo utilizo las categorías para representar proyectos, podré ver fácilmente las tareas que tengo pendiente realizar para cada proyecto. Dentro de cada categoría podré ordenar su contenido por fecha de inicio, fin, importancia, etc.Tareas por categoría
  • Fecha de inicio: Aquí podré revisar mis tareas por fecha de comienzo.
  • Fecha de vencimiento: Los mismo que el punto anterior, pero esta vez por fecha de vencimiento.
  • Importancia: Nos mostrará las tareas más importantes primero y luego las de menor importancia.

Para mi gusto lo mejor es combinar vistas, por ejemplo, yo las tengo ordenada por fecha de inicio, fecha fin y luego por importancia. De esta forma veo primero las tareas que debo empezar antes y en caso de empate las elijo por su finalización e importancia.  Otra opción es empezar por las que más te apetece 😉

Posponer tareas

Estos es más habitual de lo que me gustaría, aunque uno se planifique, si el resto del mundo no lo hace le puede arrastrar a no poder completar lo que uno se había propuesto, otra explicación es que uno puede ser muy optimista. De todas formas ¿cómo se pospone una tarea? muy fácil, seleccionamos una tarea, pulsamos en seguimiento (dentro del ribbon superior de inicio ) y seleccionamos si la trasladamos a mañana, la próxima semana (fecha de inicio el lunes y fecha de fin el viernes) o bien le ponemos una fecha personalizada.

Completar tareas

Cuando tenemos la enorme suerte de completar una de las tareas de Outlook cerrarla es muy fácil, tan solo la seleccionamos y pulsamos en marcar como completada, dentro del ribbon superior de inicio. Existe una vista denominada “completadas”, en donde pueden verse todas las tareas finalizadas.

Espero que todo esto haya sido de vuestro interés, para cualquier duda recordar que estoy a vuestra disposición. Si necesitáis más información os dejo un link al propio tutorial de Microsoft