Compartir archivos pesados

Es muy habitual que en el día a día tengamos que enviar archivos pesados a nuestros clientes, siendo la opción más sencilla el uso del correo electrónico, aunque esta alternativa presenta muchos problemas. Uno de lo más habituales, es que el archivo es demasiado grande y no puede ser enviado,  otro problema muy común, es que si enviamos archivos pesados llenaremos rápidamente nuestro buzón de correo, y lo que es peor, el de nuestros clientes.

Actualmente hay muchas opciones para facilitar el intercambio de archivos pesados, en este post presentaremos tres. La primera opción la llevaremos a cabo mediante Dropbox, después realizaremos el mismo proceso mediante One Drive, y por último, mostraremos un ejemplo con la herramienta de Google, Google Drive.

Dropbox

Con Dropbox podremos intercambiar archivos pesados de forma gratuita (con un límite de 2GB para la versión free), no siendo necesario que nuestros clientes tengan instalada esta herramienta, es importante poner las cosas fáciles. Para esta explicación daré por supuesto que ya tenemos una cuenta creada y los archivos subidos.

Imaginemos que tenemos una carpeta con un conjunto de archivos ya en Dropbox y  queremos compartirlo. Accederemos a la web (https://www.dropbox.com/home) y sobre la carpeta a compartir pulsaremos con el botón derecha del ratón y accederemos al área compartir.

compartir dropbox

Aquí se nos presentan dos opciones, invitar a personas a colaborar o enviar enlace. La primera alternativa está orientada a intercambiar carpetas con otros usuarios de Dropbox, es decir, requiere que nuestro destinatario también tenga usuario en Dropbox, dado que en este post hemos comentado que nuestro destinatario puede no tener cuenta, descartaremos esta opción (por lo menos en este artículo). Nos centraremos por tanto en la segunda opción, enviar enlace, al seleccionar esta alternativa se nos mostrará la siguiente pantalla.

Enviar enlace

Gracias a esta ventana, podemos enviar un enlace que permita a un tercero  acceder al contenido de la carpeta o fichero, además , el sistema permite introducir una dirección de correo para enviar un e-mail con dicho enlace. Al compartir debemos de tener cuidado, ya que cualquier persona que conozca el  link podrá acceder al contenido aquí publicado. Para evitar esto, sólo en la versión de pago, podremos acceder a la opción Cambiar permiso / añadir caducidad, en la que se mostrará la siguiente pantalla.

Seguridad enviar enlace

La primera alternativa de seguridad nos permite que cualquier pueda usar este enlace (Cualquiera que tenga el enlace), o bien, que además de tener el enlace necesite una contraseña que se le solicitará al acceder. Como complemento de seguridad podemos establecer una fecha de caducidad al link, con tan sólo selecciona la opción “Sí, caduca en ” podemos establecer una caducidad de 7 días, 30 días o bien establecer una fecha personalizada.

El receptor del enlace tan sólo tiene que pinchar en éste una vez se lo hayamos enviado por correo y podrá descargarse el archivo pesado que deseemos compartir.

Luego es recomendable eliminar el enlace una vez que seamos conscientes que el archivo pesado ha sido descargado. Para ello repetiremos los mimos pasos que si fuéramos a compartir un archivo o carpeta pero esta vez pulsaremos en eliminar enlace.

One Drive

One Drive también ofrece esta posibilidad, aunque de forma más limitada. Como en el caso anterior también tendremos una cuenta gratuita, en la que dispondremos de hasta 5GB para compartir archivos pesados.

Una vez tengamos nuestra carpeta o archivo preparado en OneDrive, sólo tendremos que pulsar con el botón derecha del ratón y acceder al área de detalles.

OneDrive compartir

En el área destinada a compartir tendremos dos secciones, una primera destinada a compartir archivos con otros usuarios de OneDrive, fuera del alcance de este post, y otra orientada a compartir archivos o carpetas con cualquier persona. Con tan sólo copiar en enlace y enviarlo a través de correo electrónico, nuestro destinatario podrá obtener el correspondiente archivo.

Una vez que ya no deseemos compartir el archivo o carpeta, tan solo deberemos pulsar en la X y este enlace ya no estará disponible.

Por defecto, todos los vínculos que compartamos permiten, además de acceder, modificar el contenido de una carpeta. Si queremos evitar esto, deberemos pulsar con el botón derecha del ratón sobre esta y seleccionar Compartir. Esta opción muestra una ventana similar a la siguiente

OneDrive2

Al pulsar sobre Todos los usuarios con este vínculo puede editar este elemento se nos mostrará la opción Permitir la edición, quitando el check otorgaremos únicamente permisos de lectura.

Google Drive

Google ofrece también este servicio, dando 15GB gratuitos que nos permitirán compartir archivos / carpetas de gran tamaño. El método es muy similar al de su competencia, sobre la carpeta/archivo a compartir pulsamos con el botón derecha del ratón y seleccionamos compartir. Una vez hecho esto se mostrará la siguiente pantalla.

Compartir Google Drive

Posteriormente, deberemos pulsar sobre el enlace obtener enlace para compartir, esto abrirá la siguiente ventana

Obtener enlace Google Drive

Aquí tendremos disponible el enlace, pero deberemos incluir las personas con cuentas en Google con las que deseemos compartir el archivo / carpeta, pero como hemos comentado en los otros casos, nuestro objetivo es que nuestro destinatario no requiera cuenta alguna. Para conseguir este objetivo, deberemos pulsar en e l link Avanzada, esto abrirá una modal en la que podremos establecer que nuestro enlace no requiera cuenta alguna Enlace público Google Drive Enlace público Google Drive

Aquí podremos establecer que nuestro enlace no requiera usuario o bien que sea totalmente público, para nuestro objetivo debería seleccionarse la segunda opción.

 

Centralita barata

Tengo un cliente que posee una oficina formada por 3 persona y que necesitaba una centralita barata. Comenzamos por hablar con la correspondiente compañía telefónica, ésta facilito una oferta que permitía “alquilar” una por 50€/mes,durante 60 meses, teniendo un gasto total de 3000€ en los que no se incluía la linea telefónica.

Esta oferta era totalmente desmesurada para una oficina con tan solo 3 personas, debido a que ellos no tienen grandes necesidades de comunicación y únicamente requerían una centralita barata. Encontramos una centralita barata, PBX 308 + de la marca Orchid Telecom. Esta centralita ronda los 200€ y no requiere de una línea RDSI para su funcionamiento, ya que es una centralita analógica, es decir, podemos hacer uso de nuestra linea telefónica de toda la vida. Las razones que motivaron su compra fueron las siguientes:

  • Es una centralita analógica y soporta hasta 3 lineas analógicas.
  • Es una centralita barata.
  • Soporta hasta 8 extensiones, actualmente tienen 3 y no se estima un crecimiento grande de la plantilla.
  • Tiene operador automático, es decir, la centralita coge el teléfono de forma automática y una voz grabada por nosotros pregunta con quién quiere hablar. Por poner un ejemplo, Bienvenido a ….. si quiere hablar con almacén pulse 1, si quiere hablar con…
  • Tiene opción de incluir música en espera, aunque al final no lo hemos utilizado.
  • Tiene mensajes que puedes personalizar por si una extensión no coge el teléfono o está comunicando..
  • Funciones básicas de una centralita. como transferencia de llamadas, poner en espera, transferencia de llamada si la extensión está ocupada, etc.

Centralita Orchid

Para ilustrar lo sencillo que resulta la configuración de esta centralita barata, expondré aquí los pasos que he realizado para su instalación.  Primero conectamos la centralita a las líneas telefónicas en las tomas habilitadas para este fin.

Tomas lineas externas

Posteriormente enchufamos los teléfonos de los empleados a las correspondientes tomas, de las 21 a la 28.

Extensiones

Una vez todo esté conectado, procedemos a su configuración necesitamos únicamente un teléfono, éste lo conectaremos en la extensión 21 y seguiremos los siguientes pasos:

  1. Lo primero, es recomendable cambiar el password, para ello, se introduce la contraseña por defecto ** 0 1 (1234) # y luego metemos la nueva, * * 0 2 xxxx # en donde la xxxx representa el nuevo password que será numérico.
  2. En la oficina en donde los instalamos, por distintas razones, tenían dos lineas contratadas y decidimos aprovecharlas.  Gracia a  estás, dos personas podían utilizar el teléfono con el exterior de forma simultanea. El número de lineas existentes con el exterior debe configurarse en la centralita para que haga uso de ellas:  **01 <contraseña>*3112#
  3. La llamadas serían contestadas por una operadora automática, esta preguntaría el departamento con el que queremos hablar, pudiendo acceder con tan sólo pulsar 1, 2, etc. Para ello se ha grabado el mensaje del contestador automático mediante la siguiente secuencia de comandos:**01 <contraseña>*221# <Hemos grabado el mensaje> <Hemos colgado>
  4. Por defecto, las extensiones vienen de la siguiente forma, 22, 23, tanto para usarse internamente como desde la calle. El problema reside en que si alguien llama desde el exterior y para hablar con el departamento ventas debe pulsar 22, la mitad de la veces es posible que perdamos alguna llamada, para evitar esto, se decide cambiar la extensiones a un solo dígito, es decir,  cuando se acceda desde el exterior y se quiera hablar con un departamento u otro únicamente deberemos marcar una extensión de un solo dígito (como el 1, el 2, etc). Para ello se ha introducido **01 <contraseña>*291#
  5. Se ha establecido que la extensión 22 sea el 1 desde una linea externa: *150122#
  6. Se ha establecido que la extensión 23 sea el 2 desde una linea externa: *150223#
  7. Se ha establecido el horario de la operadora automática (De lunes a viernes de 9:00 a 13:00) *87090013001#*89160#*89270#
  8. Se ha establecido un mensaje por si desde fuera intentamos llamar a un extensión ocupado: **01 <contraseña>* 222 # <Grabamos el mensajes y colgamos>
  9. Se ha establecido un mensaje por si desde fuera intentamos llamar a una extensión que no responde:**01 <contraseña>*223#<Grabamos el mensaje y colgamos>

Una vez seguidos estos pasos, la centralita ya se encuentra operativa y lista para su utilización. Como siempre, para cualquier duda o consejo estamos a vuestra disposición.