Mailbird, otra alternativa al Outlook

Buscando una nueva alternativa barata al Outlook, encontré otra interesante  opción, Mailbird (https://www.getmailbird.com/), de hecho, se hacen llamar The Outlook Killer. Este cliente, además del correo electrónico, sirve como herramienta de integración de muchos de los servicios que se ofrecen en la nube, es decir, permite acceder desde un único punto a servicios como Whatsapp, Google Calendar, Dropbox y un considerable etc. Su objetivo es transformase en la herramienta que aumente nuestra productividad, alojando e integrando en ella todos los servicios que gestionan nuestra labores diarias (correo, agenda, tareas, mensajería instantánea,…)

Mailbird

Correo

El cliente de correo tiene un aspecto visual agradable y personalizable (configuración del tema, colores,  agrupación de correo, etc), alardeando además de tener un mayor nivel de usabilidad  que su competidor objetivo, Outlook.  La configuración de cuentas es muy sencilla, ya que el propio sistema busca automáticamente los parámetros imap/pop3 y smtp adecuados y los establece.




Por el contrario, posee ciertas carencias importantes,  como confirmación de entregas, marcar los correos como tareas, un sistema de búsqueda más potente y una gestión de contactos más eficiente.

Calendario

La aplicación en si misma no posee un gestor de calendario propio que se sincroniza con un servicio en la nube, lo que Mailbird hace es visualizar Google Calendar o Sunrise Calendar dentro de la propia aplicación. Como veremos en otros puntos, el objetivo de de Mailbird se centra, más que ofrecer  en servicios,  en integrar los ya existentes en la nube en un único ecosistema.

Mailbird Calendar

El problema radica en que si tenemos una cuenta Exchange, no podremos hacer uso del servicio de calendario ofrecida por está dentro de Mailbird.

Tareas

Mailbird es capaz de integrar los más importantes gestores de tareas existentes en la nube, como  Todoist, Moo.o, Evernote o Asana. Es decir, veremos en una única aplicación, el correo ofrecido por nuestro proveedor habitual, el calendario proporcionado por Google y/o Asano y además la tareas alojadas en uno de los servicios antes mencionados.

MailBird tareas

Como en el caso anterior, si tenemos una cuenta Exchange, no podremos hacer uso del servicio de tareas ofrecido por éste.

Reuniones en grupo, mensajería instantánea y redes sociales

Para nuestra interacción con el mundo, Mailbird proporciona una larga lista de servicios como Whatsapp, Twitter, Facebok, Wechat, Sclak, Appear.in y Veeting rooms, éstas dos últimas para reuniones que requieran vídeo. Esto es una novedad importante respecto a muchos de sus competidores, centralizar las comunicaciones sociales en una única herramienta, aunque todavía faltan servicios importantes como puede ser Skype o Google.

MailBird Whatsapp

Ficheros

El sistema permite acceder a Dropbox, Google docs o Deggo, permitiendo que en el momento de redactar un correo podamos adjuntar fácilmente información proveniente de Dropbox.

Contactos

Este es el punto más flojo de toda la aplicación, para mi gusto, ya que no permite una sincronización en tiempo real con los contactos que pueda tener alojado en Google o en Exchange. Es decir, si se crea un contacto en Mailbird, éste no se añadirá a los contactos de Google o Exchange, con lo que no estará disponible en el dispositivo móvil asociado.

Como punto a favor, a la hora de escribir un correo y establecer los destinatarios, Mailbird busca en todos los correos que tengamos almacenados y hace un proposición de direcciones bastante efectiva.

Precio

Mailbird es muy económico, ya que aunque cuenta una versión gratuita con bastantes funcionalidades, el salto a la versión pro, en donde se permite nuevas funcionalidades en la gestión de correo y cuentas ilimitadas, sólo cuesta 5,60€/año o 21€ si queremos hacernos con ella de por vida. Es decir, posee una diferencia de precio muy considerable si la comparamos con Outlook.

Conclusión

En mi opinión, si mi correo se aloja en un servidor Exchange, este cliente posee carencias importantes que me harían plantearme su uso. En cambio, si mis servicios como correo, tareas, calendarios se encuentran diversificados en varios proveedores, algo habitual si se intenta economizar, es una alternativa que merece la pena estudiar.

 

 

Compartir archivos pesados

Es muy habitual que en el día a día tengamos que enviar archivos pesados a nuestros clientes, siendo la opción más sencilla el uso del correo electrónico, aunque esta alternativa presenta muchos problemas. Uno de lo más habituales, es que el archivo es demasiado grande y no puede ser enviado,  otro problema muy común, es que si enviamos archivos pesados llenaremos rápidamente nuestro buzón de correo, y lo que es peor, el de nuestros clientes.

Actualmente hay muchas opciones para facilitar el intercambio de archivos pesados, en este post presentaremos tres. La primera opción la llevaremos a cabo mediante Dropbox, después realizaremos el mismo proceso mediante One Drive, y por último, mostraremos un ejemplo con la herramienta de Google, Google Drive.

Dropbox

Con Dropbox podremos intercambiar archivos pesados de forma gratuita (con un límite de 2GB para la versión free), no siendo necesario que nuestros clientes tengan instalada esta herramienta, es importante poner las cosas fáciles. Para esta explicación daré por supuesto que ya tenemos una cuenta creada y los archivos subidos.

Imaginemos que tenemos una carpeta con un conjunto de archivos ya en Dropbox y  queremos compartirlo. Accederemos a la web (https://www.dropbox.com/home) y sobre la carpeta a compartir pulsaremos con el botón derecha del ratón y accederemos al área compartir.

compartir dropbox

Aquí se nos presentan dos opciones, invitar a personas a colaborar o enviar enlace. La primera alternativa está orientada a intercambiar carpetas con otros usuarios de Dropbox, es decir, requiere que nuestro destinatario también tenga usuario en Dropbox, dado que en este post hemos comentado que nuestro destinatario puede no tener cuenta, descartaremos esta opción (por lo menos en este artículo). Nos centraremos por tanto en la segunda opción, enviar enlace, al seleccionar esta alternativa se nos mostrará la siguiente pantalla.

Enviar enlace

Gracias a esta ventana, podemos enviar un enlace que permita a un tercero  acceder al contenido de la carpeta o fichero, además , el sistema permite introducir una dirección de correo para enviar un e-mail con dicho enlace. Al compartir debemos de tener cuidado, ya que cualquier persona que conozca el  link podrá acceder al contenido aquí publicado. Para evitar esto, sólo en la versión de pago, podremos acceder a la opción Cambiar permiso / añadir caducidad, en la que se mostrará la siguiente pantalla.

Seguridad enviar enlace

La primera alternativa de seguridad nos permite que cualquier pueda usar este enlace (Cualquiera que tenga el enlace), o bien, que además de tener el enlace necesite una contraseña que se le solicitará al acceder. Como complemento de seguridad podemos establecer una fecha de caducidad al link, con tan sólo selecciona la opción «Sí, caduca en » podemos establecer una caducidad de 7 días, 30 días o bien establecer una fecha personalizada.

El receptor del enlace tan sólo tiene que pinchar en éste una vez se lo hayamos enviado por correo y podrá descargarse el archivo pesado que deseemos compartir.

Luego es recomendable eliminar el enlace una vez que seamos conscientes que el archivo pesado ha sido descargado. Para ello repetiremos los mimos pasos que si fuéramos a compartir un archivo o carpeta pero esta vez pulsaremos en eliminar enlace.

One Drive

One Drive también ofrece esta posibilidad, aunque de forma más limitada. Como en el caso anterior también tendremos una cuenta gratuita, en la que dispondremos de hasta 5GB para compartir archivos pesados.

Una vez tengamos nuestra carpeta o archivo preparado en OneDrive, sólo tendremos que pulsar con el botón derecha del ratón y acceder al área de detalles.

OneDrive compartir

En el área destinada a compartir tendremos dos secciones, una primera destinada a compartir archivos con otros usuarios de OneDrive, fuera del alcance de este post, y otra orientada a compartir archivos o carpetas con cualquier persona. Con tan sólo copiar en enlace y enviarlo a través de correo electrónico, nuestro destinatario podrá obtener el correspondiente archivo.

Una vez que ya no deseemos compartir el archivo o carpeta, tan solo deberemos pulsar en la X y este enlace ya no estará disponible.

Por defecto, todos los vínculos que compartamos permiten, además de acceder, modificar el contenido de una carpeta. Si queremos evitar esto, deberemos pulsar con el botón derecha del ratón sobre esta y seleccionar Compartir. Esta opción muestra una ventana similar a la siguiente

OneDrive2

Al pulsar sobre Todos los usuarios con este vínculo puede editar este elemento se nos mostrará la opción Permitir la edición, quitando el check otorgaremos únicamente permisos de lectura.

Google Drive

Google ofrece también este servicio, dando 15GB gratuitos que nos permitirán compartir archivos / carpetas de gran tamaño. El método es muy similar al de su competencia, sobre la carpeta/archivo a compartir pulsamos con el botón derecha del ratón y seleccionamos compartir. Una vez hecho esto se mostrará la siguiente pantalla.

Compartir Google Drive

Posteriormente, deberemos pulsar sobre el enlace obtener enlace para compartir, esto abrirá la siguiente ventana

Obtener enlace Google Drive

Aquí tendremos disponible el enlace, pero deberemos incluir las personas con cuentas en Google con las que deseemos compartir el archivo / carpeta, pero como hemos comentado en los otros casos, nuestro objetivo es que nuestro destinatario no requiera cuenta alguna. Para conseguir este objetivo, deberemos pulsar en e l link Avanzada, esto abrirá una modal en la que podremos establecer que nuestro enlace no requiera cuenta alguna Enlace público Google Drive Enlace público Google Drive

Aquí podremos establecer que nuestro enlace no requiera usuario o bien que sea totalmente público, para nuestro objetivo debería seleccionarse la segunda opción.

 

Copias de seguridad fácil para autónomos, freeland…(2/3)

En esta segunda parte del post «Copias de seguridad fácil para autónomos, freeland…», vamos ha describir como montar la solución de backup presentada en la anterior entrega. Como podremos ver, está es muy simple y no requiere de grandes conocimientos técnicos para su ejecución.

Lo primero que debemos hacer, es crearnos una cuenta en Dropbox, si ya tenemos una podremos aprovecharla y omitir este paso. De inicio se nos ofrece una solución gratuita, que podría ser suficiente si tenemos poca información, de hasta 2GB sin la ampliación de versiones  extendida. Para darnos de alta, únicamente tendremos que ir a esta dirección https://www.dropbox.com/register y introducir unos sencillos datos (nombre, apellidos, un correo electrónico válido y la contraseña):

Crear cuenta Dropbox

 

Una vez nos registremos, nos descargaremos el cliente en nuestro ordenador y procedemos a su instalación. Ésta es muy fácil, sólo debemos seguir los pasos:

  1. Al comenzar con la instalación nos solicitará el correo electrónico y contraseña establecida en el proceso de registro.
  2. Nos preguntará si deseamos sincronizar toda la información existente en Dropbox en nuestro equipo, si la cuenta es nueva pulsaremos el botón «Sincronizar Todo». En caso de que no sea nueva, mediante la opción «Elegir carpetas que sincronizar», podremos elegir que carpetas de Dropbox queremos sincronizar automáticamente con nuestro equipo.
  3. Finalmente, da la opción de Abrir mi Dropbox, pero en la parte inferior muestra una opción interesante, el botón de Configuración avanzada.Pantalla configuración Dropbox
  4. Si pulsamos en la configuración avanzada, podremos seleccionar en que ubicación de nuestro equipo deseamos crear las carpetas de Dropbox, este paso es opcional.
  5. Si finalmente pulsamos en Abrir mi Dropbox, se mostrará una pantalla de bienvenida explicando el funcionamiento de la aplicación.
  6. Si tenéis Windows 7, veréis que se  crea una entrada en vuestro escritorio y en favoritos, eso significa que ya está instalado.

Acceso directo Dropbox Favoritos Windows explorer con Dropbox

El uso de Dropbox no puede ser más sencillo, únicamente debo alojar el contenido sobre lo que quiera tener un respaldo en la nueva carpeta y la aplicación se encargará del resto, pudiendo operar normalmente con estos documentos. El sistema permite trabajar con los documentos aunque no se tenga conexión a Internet, ya que él acumula los cambios y los sincroniza cuando detecta que se ha recuperado la conexión. Por cada archivo o carpeta me muestra su estado de sincronización, mostrando una marca verde si se encuentra sincronizado, un icono azul si está en proceso, y por último, una marca roja si tiene algún problemas con la operación (esto último ocurre algunas veces cuando estamos trabajando con un fichero).

Carpetas sincronizadas Dropbox

Ahora podemos empezar a utilizar Dropbox pero recordar que sólo tenéis 2GB, es posible conseguir un poco más invitando a amigos, etc. Pero cuando lleguéis al limite, tendréis que acceder con vuestra cuenta a https://www.dropbox.com,  seleccionar la opción de «Configuración», ubicada en la parte superior derecha, y ahí seleccionar «Ampliar ahora», es decir pagar por Dropbox . La opción a escoger es Dropbox Pro (99€), hay otra opción Enterprise bastante más cara  , recordar que  durante el proceso podréis escoger también el historial de versiones ampliado, esta opción permite guardar los cambios que hayáis realizado sobre vuestros ficheros durante un año (39€  más al año).

Ahora ya tenemos un primera paso para garantizar copias de seguridad de mis datos, por lo menos de un año si he escogido la ampliación de versiones, en el siguiente post concluiremos con el proceso de backups.

Como siempre, muchas gracias por vuestra atención y espero que os haya sido de ayuda, cualquier duda o comentario siempre es bienvenido.