Cisco WebEx

Cada vez son más frecuentes la reuniones remotas, en las que varias personas deslocalizadas deben trabajar conjuntamente de la forma más efectiva posible. Actualmente existen varias soluciones, como Cisco WebEx, que hacen esto posible, permitiendo compartir pantalla, realizar vídeo conferencias, incluso permitiendo la incorporación de personas sin acceso a Internet (a través del teléfono convencional).

Uno de los principales productos del mercado es Cisco WebEx, ya que nos permite reunirnos remotamente  de forma productiva ofreciendo las siguientes funcionalidades:

• Compartir monitor entre los distintos integrantes, útil para mostrar al resto de asistentes presentaciones, documentos, o todo lo que se necesite para poder realizar una reunión efectiva.
• Videoconferencia, ya que en un reunión es muy importante verse las caras.
• Aplicaciones para dispositivos móviles, pudiendo participar activamente en la reunión a través de un Smartphone o tablet.
• Posibilidad de acceder a la reunión vía telefónica sin conexión a internet, llamando a un teléfono local del país en donde nos encontremos en el momento de la reunión.
• Pizarra.
• Control remoto del escritorio de otra persona
• Posibilidad de grabar la reunión.

Existe un versión gratuita de Cisco WebEx en las que pueden organizarse  reuniones de hasta 3 personas, en el caso de que requerir un mayor número de integrantes deberemos adherirnos a alguno de sus planes de pago (https://www.webex.es/products/web-conferencing.html#pricing)

Para darse de alta deberemos entrar a la siguiente dirección https://signup.webex.com/ES/buy/meetings-plans-basic.html?TrackID=1&hbxref=https%3A%2F%2Fwww.webex.es%2F&goid=es_signup_free e introducir nuestros datos para crear una nueva cuenta de usuario, siguiendo los sencillos pasos expuestos en el formulario de alta. Lo bueno es que no solicitan ningún medio de pago para hacer uso de la versión gratuita.

Crear un reunión

Una que estemos dados de alta podemos proceder a usarlo, para ello accederemos a la siguiente dirección https://signin.webex.com/collabs/auth e introduciremos la dirección de correo con la que nos dimos de alta con su correspondiente contraseña.

Si queremos organizar una reunión ahora mismo pulsaremos en la pestaña Reunir ahora, esto abrirá un desplegable en que deberemos de definir el título de la convocatoria e indicar los correos de los diferentes asistentes, pulsando el botón «+» por cada uno. Esto iniciará la reunión y mandará un correo a cada uno de los convocados explicando cómo pueden unirse a la convocatoria.

La primera vez que pulsemos en iniciar se descargará un pluging para su instalación, en las siguientes reuniones dicho pluging ya estará instalado y no deberemos hacer nada. Cuando arranque la reunión se nos mostrará un pantalla similar a la siguiente.

Lo primero que deberemos hacer es conectar el audio de la reunión, pulsando sobre la opción «Conectar al audio». Al hacer esto se nos muestran dos opciones, «Llamar utilizando el ordenador» o «Llamaré yo». La primera opción nos permite unirnos a la reunión usando el ordenador, la segunda, usando el teléfono convencional. La segunda opción es idónea cuando alguno de los asistentes no dispone de conexión a Internet y tiene que usar el teléfono, para esto Cisco WebEx pone a nuestra disposición un teléfono local del país en donde no encontremos.

La opción de «Compartir pantalla» permite mostrar nuestra pantalla al resto de los asistentes. Como puede imaginarse, esta opción es muy importante para cualquier reunión remota.

«Invitar y recordar», permite invitar a nuevos asistentes o reenviar la invitación a los ya establecidos. Podemos bien copiar la URL de acceso y facilitársela, o bien, reenviar el correo electrónico donde explica cómo conectarse.

En la parte derecha disponemos un listado con la gente conectada, y de un área de chat para poder hablar con ellos a través de la mensajería instantánea. Además se muestra el área de grabación, en donde puede grabarse la reunión que se está realizando.

En la parte superior puede ver la opción de nueva pizarra, está mostrará una pizarra para ser usada de apoyo durante el transcurso de la reunión. Lo diferentes dibujos realizados pueden ser grabados en archivos para su posterior uso.

Planificar una reunión

También podemos planificar una reunión para realizarse en un futuro, para esto, deberemos entrar en la pantalla de inicio y pulsar sobre la opción «planificar». Esto abrirá un formulario que nos permitirá definir los detalles de la reunión.

Aquí estableceremos los detalles de la misma, así como los asistentes. Una vez planificada, se enviará un correo a todos los integrantes mostrando las instrucciones de acceso para el día de la reunión.