¿Qué es Active Backup for Office 365?
Synology ha puesto a nuestra disposición el complemento Active Backup for Office 365. Esta aplicación permite montar facilmente un sistema de copias de seguridad sobre nuestra suscripción de Office 365.
Es decir, dispondremos de un sistema de copias de seguridad sobre toda la información que nuestros usuarios almacenen en sus cuentas de One Drive. Esto permitirá que en caso de un usuario elimine por accidente la información previamente almacenada, ésta pueda recuperarse de forma sencilla, incluso pudiendo ser recuperar por el propio usuario, sin intervención de personal técnico, o por lo menos esa es la idea, ya que todavía se encuentra en una versión beta.
No todos los modelos de Synology están soportados, aquí os dejamos un link con los modelos que permite instalar este complemento.
¿Cómo se instala?
La instalación de Active Backup para Office 365 es muy sencilla, como ahora podremos ver. Dado que es una complemento en fase beta, debemos configurar nuestro servidor para que admita este tipo de paquetes, para ello, accederemos al centro de paquetes, pulsaremos en configuración, seleccionamos la pestaña «beta» y chequeamos la opción «Sí, quiero ver las versiones beta».
Una vez activada la autorización de paquetes beta, deberemos acceder al área de copias de seguridad dentro del centro de paquetes. Una vez aquí, seleccionaremos el paquete correspondiente a «Active Backup for Office 365» y pulsaremos instalar.
Gracias a este paso, el complemento estará instalación y listo para su utilización.
Copia de seguridad
Accedemos a la aplicación «Active Backup for Office 365», y se nos solicitará que creemos una tarea relativa a las copia de seguridad sobre nuestra subscripción de Office 365.
Pulsamos en siguiente, solicitando entonces nuestro usuario de Office 365. El usuario a facilitar debe ser uno con permisos de administrador, ya que es la única forma de poder realizar las tareas de copia de seguridad sobre todos las cuentas asociadas a nuestra suscripción. Nos solicitará permiso para que que Synology acceda a un montón de áreas de nuestra suscripción, deberemos de dárselo, ya que va a ser nuestro sistema de copias de seguridad.
En esta pantalla deberemos aportar la siguiente información:
- Nombre de la tarea: Nombre descriptivo que le queremos dar a la tarea.
- Carpeta compartida de destino: Carpeta compartida en donde almacenaremos nuestro repositorio de copias de seguridad.
- El botón denominado «Lista de usuario» es muy importante, ya que nos permite seleccionar las cuentas de los usuarios de los que deseamos realizar copias de seguridad.
- Detección de cuentas: Si seleccionamos esta opción, el sistema realizará backup de las cuentas nuevas de Office 365 que creemos en un futuro.
- Portal de recuperación de auto servicio: Permite que los usuarios puedan recuperar ellos mismo un archivo que hayan perdido de One Drive, evitando así recurrir al administrador del sistema.
Aquí seleccionamos cómo deseamos que sean nuestras copias de seguridad:
- Copias de seguridad continua: El sistema hace copias de seguridad de forma continua cada vez que detecta cambios.
- Copias de seguridad manual: Sólo hace copias cuando lo solicitemos expresamente.
- Copia de seguridad programa: Podemos programar cada cuanto hará las copias de forma programada.
En el último apartado podremos establecer las versiones guarda de cada archivo sobre el que realicemos copias de seguridad, versiones ilimitadas (Conservar todas las versiones), o bien, establecer un número de días en las que se borrará la versiones históricas. Obviamente lo preferible es la primera opción, pero todo irá en función del espacio del que dispongamos para almacenar las copias de seguridad.
Una vez hecho este último paso, se nos mostrará un resumen de todo seleccionado en los pasos anteriores, deberemos revisarlo y pulsar aplicar si todo está correcto.
En este momento se nos muestra las tareas de backups definidas, desde aquí podemos editarla, realizar una copia de segurar bajo demanda (botón copia de seguridad), cancelar un proceso de copia iniciado (botón cancelar), eliminar una tarea, o bien, obtener su detalles (copias realizadas, registros de los diferentes archivos, ..).
Restauración
En el momento que deseemos restaurar algún archivo(s) deberemos usar la aplicación «Portal Active Backup for Office 365».
En la parte superior seleccionamos la tarea sobre la cual deseamos ver el repositorio de copias de seguridad, yel usuario del que deseamos realizar la restauración (ver función)
En la parte inferior veremos en que momentos del tiempo ha habido algún cambio, al seleccionar uno, se mostrará cómo estaba nuestro repositorio de One Drive en ese momento exacto, visualizándose esta información en la parte superior.
Si queremos recuperar un archivo / carpeta, primero deberemos elegir en que momento del tiempo estaba la versión que nos interesa, por ejemplo hace un semana, luego deberemos seleccionar el archivo o carpeta en la parte superior y pulsar en descargar o en restaurar. La primera opción nos descargará el archivo o carpeta (en formato zip) y nosotros podremos hacer con esta descarga lo que queramos, como dejarla de nuevo en One Drive, copiarla a un usb, etc. En cambio, si pulsamos en restaurar nos creará una carpeta dentro de OneDrive con las información seleccionada, el nombre de la carpeta será algo así como /ActiveBackupResto_<fecha> donde <fecha> es el momento exacto cuando realizamos la restuaración.
Conclusión
Como conclusión, creo que esta utilidad es un muy buen comienzo para algo a lo que todavía a día de hoy nuestra suscripción de Microsoft no da respuesta clara, ¿cómo hago copia de seguridad sobre lo que tengo en la nube?. Aunque parezca mentira, está es una carencia muy importante que tiene este tipo de soluciones en la nube , y sobre la que he visto más de un disgusto.
Aunque la propuesta es muy buena, todavía le falta bastante, ya que echamos de menos copias de seguridad sobre otros elementos como el correo, calendario, contactos, etc. Esperemos que en un tiempo amplíen este componente dando respuesta también a esto último.