OVH – Servidor de correo profesional Exchange barato

Uno de nuestros clientes nos solicito evolucionar su actual sistema de correo a uno más profesional, pudiendo además de recibir correos, realizar otras acciones más avanzadas, como la gestión de los contactos, calendario, gestión de tareas, etc. La primera iniciativa fue ofrecerle los servicios de Google o de Office365, aunque en un encajaba mejor la opción de Microsoft por su mejor integración con Outlook. Es decir, queríamos un servidor Exchange barato.

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Tutorial de cómo usar las tareas de Outlook

¿Qué son las tareas de Outlook?

Gracias a las tareas de Outlook podemos organizar y realizar nuestras labores diarias de forma efectiva, minimizando el riesgo de dejar cosas por hacer. En este post desarrollaremos un pequeño tutorial de cómo manejar la gestión de tareas proporcionada por Microsoft Outlook.

Outlook permite que le indiquemos cuales son nuestras tareas a realizar, establecer su detalle y determinar cuando éstas deben finalizarse. Con esta información, la aplicación nos ayuda a organizar nuestro trabajo, indicando lo que debemos hacer en el día de hoy, que se encuentra terminado y que llevamos con retraso.

Mucha gente confunde las tareas con el calendario, y no es lo mismo. El calendario se utiliza para organizar los eventos que debemos atender en un momento determinado del tiempo, pudiendo requerir de una ubicación y de unos participantes, como por ejemplo las reuniones. En cambio, las tareas no deben realizarse en un momento concreto, pueden tener una fecha de inicio / fin, pero son acciones que pueden realizarse en cualquier momento.

Lo que necesito saber para crear tareas de Outlook

¿Cómo crear una tarea de Outlook?

Crear tareas de Outlook es muy sencillo, para ello debo acceder a la sección de tareas y pulsar en nueva tarea.

Crear tarea

Una vez aquí debe establecerse la siguiente información, catalogada como imprescindible:

  • Asunto: Describir de forma breve qué es lo que tengo que hacer. Aquí es bueno ser conciso pero a la vez efectivo, de forma que cuando veamos la tarea semanas después identifiquemos fácilmente y a grandes rasgos cuál era el objetivo de la misma.
  • Fecha de inicio: Hay tareas cortas en las que fecha de inicio y de fin coincidirán, en caso de no ser así, este campo es muy útil para avisarnos de que existen trabajos que nos exigirán más dedicación y que es recomendable iniciarlas en una fecha concreta.
  • Fecha de fin: Si el campo anterior era útil, éste lo es más. Gracias al valor aquí indicado, Outlook detectará que tareas no se han cerrado cuando deberían y nos avisará para que la gestionemos.
  • Prioridad: Yo tengo muchas tareas a lo largo del día, y he de reconocer que no me entra todo lo que planifico, por eso este campo me ayuda mucho. Establecer la prioridad me indica que tareas son más prioritarias dentro de mi planificación diaria.

Además de estos campos, definidos como imprescindibles, puedo añadir a mi tarea información adicional que me ayudará en su ejecución:

  • Estado: Este campo, aunque esté más orientado al seguimiento de un tarea, puede ser útil en la definición de la misma. El valor aquí establecido nos indica si la tarea todavía no se ha empezado, esta en curso, etc. En un inicio, todas las tareas deberían establecer como “No comenzada”, pero en ocasiones yo creo tareas de seguimiento en las que establezco el valor  “A la espera de otra persona”, esto me ayuda a  recordar que debo verificar el trabajo de otra compañero.
  • Aviso: Puedo establecer que Outlook me avise activamente de que una tarea debe realizarse, y no esperar a que lo mire. Esto es muy útil para las tareas realmente importantes.
  • Detalle: En el detalle describiré todo lo que necesite para ejecutar adecuadamente el trabajo. Es decir, cuando defino una tarea de Outlook a largo plazo, en el momento de escribirla lo veo todo claro y cristalino, un mes después, cuando toca ejecutarla, la cosa cambia. Por esta razón, es importante poner en el detalle la suficiente información para ayudarme a recordar, lo bueno de este campo es que podemos meter de todo, documentos, imágenes, auténticas parrafadas, etc.

Ahora sólo debemos pulsar en Guardar y cerrar y la tarea estará lista.

¿Los correos pueden ser tareas?

Buena pregunta, y por suerte la respuesta es sí. Muchas de las cosas que debemos hacer nos entran a través del correo electrónico, por lo que es lógico que podamos trasformar fácilmente una correo electrónico en una tarea.

En este vídeo podemos ver lo sencillo que es, señalamos el correo, indicamos que deseamos realizar un seguimiento del mismo, estableciendo la fecha de vencimiento de la tarea. Una vez realizado este paso, podremos ver nuestro correo en el área de tareas.




Tareas repetitivas

Hay tareas que debes realizar siempre cada cierto tiempo, como por ejemplo los partes de trabajo, para esto contamos con la opción “periodicidad” dentro del ribbon superior del área de tareas. Al seleccionar esta opción nos preguntará cada cuanto tiempo queremos repetir la generación de esta tarea.

Organizar mejor la tareas

Cuando aprendamos a organizar mejor nuestra jornada laboral con las tareas de Outlook, empezaremos a ver como éstas crecen en número, echando de menos una forma de organizarlas. Para solventar este problema podemos hacer uso de las categorías, de esta forma, todas nuestra tareas podrán agruparse según nuestras necesidades.

Por ejemplo, yo suelo usar las categorías para definir los proyectos en los que participo y creo las tareas asociándolas a los correspondientes proyectos, permitiendo incluso asociar una tarea a más de una categoría. Esto es muy útil, ya que puedo ver rápidamente que tengo pendiente en cada proyecto.

Por defecto, las categorías vienen organizadas en colores (categoría amarilla, azul,..), esto no nos dice mucho, por lo que primero deberemos organizar las categorías para que su nombre la identifique. Para ello, en el área de inicio pulsamos en categorías y ahí seleccionamos “Todas las categorías….”.

 Gestión de categorías

Gestión de categorías

Como podéis ver en la ilustración, voy modificando el nombre de las distintas categorías a los proyectos en los que participo, teniendo como resultado final un proyecto con su correspondiente color.

Una vez que tengo las categorías definidas,  tan sólo debo seleccionar la tarea, acceder al área de categorías ubicada en el ribbon superior y seleccionar  la categoría a la que pertenece. Importante recordar que una tarea puede estar asociada a más de una categoría. Esto es válido tanto para las tareas como para los correos marcados como tareas.

Asociar categorias

Asociar categorias

En las sección destinada a como trabajar con tareas veremos más ventajas de cómo organizar las tareas de Outlook en categorías.

Trabajar con las tareas

¿Qué tengo que hacer hoy?

Esta es una pregunta muy importante, y es bueno que obtengamos la respuesta rápido, si la tareas de Outlook pueden ayudarnos a esto significará que las estamos gestionando con eficacia. Una vista muy buena para esto es el calendario, por dos razones, me enseña las reuniones que tengo programadas para el día de hoy, y en la parte inferior puedi ver las tareas que tengo que realizar.

Taréas para hoy

En este ejemplo podemos ver como tengo una reunión para hoy de 09:00 – 10:30 y tengo que ejecutar dos tareas, la tarea 1 que debía haberse finalizado ayer, y la tarea 2 que debería terminarla hoy. La parte inferior por defecto no se muestra en el calendario, para su visualización, deberé selecciona el ribbon de vista, pulsar en “Lista de tareas diarias” y seleccionar “Normal”. Por defecto nos muestra las que acaban hoy (“Mostrar tareas por vencimiento”), pero podemos elegir las que empiezan hoy cambiando a “Por fecha de inicio”.

Otra interesante vista, en la sección de tareas, es la que me muestra lo que tengo que hacer hoy. Para llegar a ella, acceder al área de tareas, seleccionar “Vista” en el ribbon superior, pulsar en “Cambiar vista” y seleccionar “Hoy”. Esta vista muestra únicamente aquellas tareas que tengamos retrasadas y que tengamos que abordar en el día de hoy.

Principales vistas para organizar mi tiempo

Además de ver lo que tengo pendiente en el día de hoy, existen otras interesantes vistas que me permitirán organizar mi trabajo en un plazo de tiempo mayor, procedamos a repasarlas.

  • Por categorías: Esta vista muestras las tareas que tengo que hacer para cada una de las categorías.  Si por ejemplo utilizo las categorías para representar proyectos, podré ver fácilmente las tareas que tengo pendiente realizar para cada proyecto. Dentro de cada categoría podré ordenar su contenido por fecha de inicio, fin, importancia, etc.Tareas por categoría
  • Fecha de inicio: Aquí podré revisar mis tareas por fecha de comienzo.
  • Fecha de vencimiento: Los mismo que el punto anterior, pero esta vez por fecha de vencimiento.
  • Importancia: Nos mostrará las tareas más importantes primero y luego las de menor importancia.

Para mi gusto lo mejor es combinar vistas, por ejemplo, yo las tengo ordenada por fecha de inicio, fecha fin y luego por importancia. De esta forma veo primero las tareas que debo empezar antes y en caso de empate las elijo por su finalización e importancia.  Otra opción es empezar por las que más te apetece 😉

Posponer tareas

Estos es más habitual de lo que me gustaría, aunque uno se planifique, si el resto del mundo no lo hace le puede arrastrar a no poder completar lo que uno se había propuesto, otra explicación es que uno puede ser muy optimista. De todas formas ¿cómo se pospone una tarea? muy fácil, seleccionamos una tarea, pulsamos en seguimiento (dentro del ribbon superior de inicio ) y seleccionamos si la trasladamos a mañana, la próxima semana (fecha de inicio el lunes y fecha de fin el viernes) o bien le ponemos una fecha personalizada.

Completar tareas

Cuando tenemos la enorme suerte de completar una de las tareas de Outlook cerrarla es muy fácil, tan solo la seleccionamos y pulsamos en marcar como completada, dentro del ribbon superior de inicio. Existe una vista denominada “completadas”, en donde pueden verse todas las tareas finalizadas.

Espero que todo esto haya sido de vuestro interés, para cualquier duda recordar que estoy a vuestra disposición. Si necesitáis más información os dejo un link al propio tutorial de Microsoft

Copias de seguridad de Office 365 gratis

En este post vamos a explicar cómo realizar una copia de seguridad de nuestros buzones de Office 365 de forma gratuita. Con este titular, la primera duda que nos asalta es ¿pero esto no viene incluido? siento decir que no. En la subscripción de Office 365, lo correos electrónicos que eliminemos se irán a la papelea, pero una vez se vacíe, estos se perderán para siempre.

Para poder realizar backups de los buzones que tengamos contratados en nuestra suscripción de Office 365, se requerirá de un usuario con permisos de administrador y que además tenga un buzón asociado. Esto último es muy importante, ya que en caso contrario, el proceso de copia de seguridad fallará sin dar ningún error aclaratorio. Una vez tengamos un usuario con estas características, se deberán seguir los pasos descritos a continuación.

Una vez autentificados con el usuario descrito en el párrafo anterior, se accederá al área de administración, representado por el icono “Administrador”.

Administración Office 365

Posteriormente, accedemos a la administración de Exchange.

Adminsitración Exchange

Una vez aquí, deberá accederse a permisos > roles de Administrador, seleccionar el rol “Discovery Management”y pulsar sobre el lápiz para proceder a su edición.

Roles Exchange

Al acceder al detalle del rol, deberá posicionarse en el área de “Miembros”, pulsar el botón +, añadir el usuario con el que nos hemos conectado y pulsar sobre el botón Guardar. Con esta acción, se está otorgando al usuario la capacidad de realizar búsquedas sobre los buzones, y por lo tanto, realizar copias de seguridad de los emails asociados a la suscripción de Office 365. Los efectos de otorgar este permiso no es inmediato y deberá esperarse algunas horas para que sea aplicado, por ejemplo, un día.




Cuando ya se haya esperado el tiempo suficiente, volveremos al área de administración de Exchange, pero esta vez se accederá a “administración de cumplimiento” > “Suspensión y exhibición de datos electrónicos a nivel local”. Es en este área en donde se realizará el proceso de Backup, para esto, se pulsará en el icono “+” comenzando la definición del proceso.

  • Primer paso:
    • Nombre: Nombre de la tarea, por ejemplo, Backup.
    • Descripción: Descripción que se desee poner a dicho proceso de copia de seguridad.
  • Segundo paso: Desde esta pantalla se seleccionan buzones sobre los que realizar la copia de seguridad, en este caso seleccionamos todos (Buscar en todos los buzones).
  • Tercer paso: Aquí se permite filtrar los correos sobre los que realizar el Backup, en este ejemplo seleccionaremos todos (Incluir todo el contenido).
  • Cuarto y último paso: Aquí se permite guardar el backup de forma temporal en el propio servidor Exchange, aunque esto no está disponible para una suscripción normal. Es decir, si no tenemos una suscripción del tipo Exchange Online Plan 2 cuando realizar el Backup, deberemos descargarnos los archivos a nuestro equipo local. Por esto, no deberá pulsarse en la opción  “Retener el contenido que coincida con la consulta de búsqueda en las fuentes seleccionadas”.

Una vez finalizado el proceso de Backup, se pulsará en la lupa y se seleccionará “Cálculos de los resultado de la búsqueda”.

Barra herramientas

Este paso permite que el sistema preparé la búsqueda de los correos a obtener, una vez que ésta haya terminado, pulsaremos sobre el botón de descarga (Exportar a un archivo PST). Es importante que cuando se realice este paso lo hagamos con Internet Explorer ya que en caso contrario el proceso no funcionará. En consecuencia, se iniciará un programa Windows que generará un PST por cada buzón existente en nuestra suscripción de Office 365. Cada uno de los PST obtenidos, representa una copia de seguridad de cada buzón.

Recordar que para cualquier duda estamos a vuestra disposición.