Es muy habitual que en el día a día tengamos que enviar archivos pesados a nuestros clientes, siendo la opción más sencilla el uso del correo electrónico, aunque esta alternativa presenta muchos problemas. Uno de lo más habituales, es que el archivo es demasiado grande y no puede ser enviado, otro problema muy común, es que si enviamos archivos pesados llenaremos rápidamente nuestro buzón de correo, y lo que es peor, el de nuestros clientes.
Actualmente hay muchas opciones para facilitar el intercambio de archivos pesados, en este post presentaremos tres. La primera opción la llevaremos a cabo mediante Dropbox, después realizaremos el mismo proceso mediante One Drive, y por último, mostraremos un ejemplo con la herramienta de Google, Google Drive.
Dropbox
Con Dropbox podremos intercambiar archivos pesados de forma gratuita (con un límite de 2GB para la versión free), no siendo necesario que nuestros clientes tengan instalada esta herramienta, es importante poner las cosas fáciles. Para esta explicación daré por supuesto que ya tenemos una cuenta creada y los archivos subidos.
Imaginemos que tenemos una carpeta con un conjunto de archivos ya en Dropbox y queremos compartirlo. Accederemos a la web (https://www.dropbox.com/home) y sobre la carpeta a compartir pulsaremos con el botón derecha del ratón y accederemos al área compartir.
Aquí se nos presentan dos opciones, invitar a personas a colaborar o enviar enlace. La primera alternativa está orientada a intercambiar carpetas con otros usuarios de Dropbox, es decir, requiere que nuestro destinatario también tenga usuario en Dropbox, dado que en este post hemos comentado que nuestro destinatario puede no tener cuenta, descartaremos esta opción (por lo menos en este artículo). Nos centraremos por tanto en la segunda opción, enviar enlace, al seleccionar esta alternativa se nos mostrará la siguiente pantalla.
Gracias a esta ventana, podemos enviar un enlace que permita a un tercero acceder al contenido de la carpeta o fichero, además , el sistema permite introducir una dirección de correo para enviar un e-mail con dicho enlace. Al compartir debemos de tener cuidado, ya que cualquier persona que conozca el link podrá acceder al contenido aquí publicado. Para evitar esto, sólo en la versión de pago, podremos acceder a la opción Cambiar permiso / añadir caducidad, en la que se mostrará la siguiente pantalla.
La primera alternativa de seguridad nos permite que cualquier pueda usar este enlace (Cualquiera que tenga el enlace), o bien, que además de tener el enlace necesite una contraseña que se le solicitará al acceder. Como complemento de seguridad podemos establecer una fecha de caducidad al link, con tan sólo selecciona la opción «Sí, caduca en » podemos establecer una caducidad de 7 días, 30 días o bien establecer una fecha personalizada.
El receptor del enlace tan sólo tiene que pinchar en éste una vez se lo hayamos enviado por correo y podrá descargarse el archivo pesado que deseemos compartir.
Luego es recomendable eliminar el enlace una vez que seamos conscientes que el archivo pesado ha sido descargado. Para ello repetiremos los mimos pasos que si fuéramos a compartir un archivo o carpeta pero esta vez pulsaremos en eliminar enlace.
One Drive
One Drive también ofrece esta posibilidad, aunque de forma más limitada. Como en el caso anterior también tendremos una cuenta gratuita, en la que dispondremos de hasta 5GB para compartir archivos pesados.
Una vez tengamos nuestra carpeta o archivo preparado en OneDrive, sólo tendremos que pulsar con el botón derecha del ratón y acceder al área de detalles.
En el área destinada a compartir tendremos dos secciones, una primera destinada a compartir archivos con otros usuarios de OneDrive, fuera del alcance de este post, y otra orientada a compartir archivos o carpetas con cualquier persona. Con tan sólo copiar en enlace y enviarlo a través de correo electrónico, nuestro destinatario podrá obtener el correspondiente archivo.
Una vez que ya no deseemos compartir el archivo o carpeta, tan solo deberemos pulsar en la X y este enlace ya no estará disponible.
Por defecto, todos los vínculos que compartamos permiten, además de acceder, modificar el contenido de una carpeta. Si queremos evitar esto, deberemos pulsar con el botón derecha del ratón sobre esta y seleccionar Compartir. Esta opción muestra una ventana similar a la siguiente
Al pulsar sobre Todos los usuarios con este vínculo puede editar este elemento se nos mostrará la opción Permitir la edición, quitando el check otorgaremos únicamente permisos de lectura.
Google Drive
Google ofrece también este servicio, dando 15GB gratuitos que nos permitirán compartir archivos / carpetas de gran tamaño. El método es muy similar al de su competencia, sobre la carpeta/archivo a compartir pulsamos con el botón derecha del ratón y seleccionamos compartir. Una vez hecho esto se mostrará la siguiente pantalla.
Posteriormente, deberemos pulsar sobre el enlace obtener enlace para compartir, esto abrirá la siguiente ventana
Aquí tendremos disponible el enlace, pero deberemos incluir las personas con cuentas en Google con las que deseemos compartir el archivo / carpeta, pero como hemos comentado en los otros casos, nuestro objetivo es que nuestro destinatario no requiera cuenta alguna. Para conseguir este objetivo, deberemos pulsar en e l link Avanzada, esto abrirá una modal en la que podremos establecer que nuestro enlace no requiera cuenta alguna 
Aquí podremos establecer que nuestro enlace no requiera usuario o bien que sea totalmente público, para nuestro objetivo debería seleccionarse la segunda opción.
